申报阶段

1.登录学校OA系统填写《山西中医药大学因公临时出国（境）审批表》，审批通过后请正反面打印，连同邀请信（原件及翻译件）、会议通知等电子版和纸质版提交国际交流合作处（简称国际处）。

1.办理因公出国（境）手续需一定工作日，原则上须提前三个月进行申报。

2.OA系统提交申请时，须附件上传邀请函（原件及翻译件）、会议通知等相关资料。

审批阶段

2.国家交流合作处初审后，牵头与相关部门会审，并就出访的计划性、必要性、行程安排、经费来源、预算标准等进行审查，会审通过并校内公示。

3.公示无异议后，由国际交流合作处报请校领导审批。学校审批通过后，由国际交流合作处报送至省外办审批，其中厅局级以上领导还需报送至省政府审批。

2.提交邀请函（原件及翻译件）和会议通知、《出访情况说明》《日程安排》《山西中医药大学因公临时出国（境）审批表》等资料至国际交流处。

3.提交《因公临时出国任务申请表》《因公临时出国（境）经费审核表》电子版和纸质版至国际处，由国际处会同相关部门报请校领导审批。

4.提交基层党组织出具的《关于XX同志因公临时出国（境）的报告》和《因公临时出国人员备案表》，其中处级干部提交至组织部，统一办理校领导签字手续。

因公护照（通行证）申办及领取阶段

4.由国际交流合作处外事专办员按照山西省外办规定负责办理相关手续。

5.有关签证表格填好后通过机要送北京，由省外事办驻京签证处办理签证手续，获得签证后由专办员凭专办员证或由出访团组成员凭身份证、介绍信领取护照。

1.身份证（双面）复印件两份；

2.首次办理因公护照者，须持身份证原件到省外事办照电子护照数字照片、采集电子签名及指纹信息。（地址：国际大厦3层）

3.因各个国家签证要求不同，请各位申请者及时填写出国签证表格并提前准备好签证申请材料（具体签证要求请参考山西省外事办公室“因公签证业务办理”http://wsb.shanxi.gov.cn/wsfw/qzywbl/）。

归国后核销阶段

6.因公出国（境）团组返校后，应在三日内将所持因公护照（通行证）交至国际处，并在两周内向国际处提交《因公临时出国（境）情况报告表》和《出访报告》；

7.参加国际会议的团组，需在一个月内在一定范围做出访报告或学术报告。

4.需持护照等证件（包括签证、签注和出入境记录）原件及复印件到国际处办理出国任务核销。

5.需提供《出访报告》电子版和纸质版，纸质版需要团组负责人签字，提交至国际处。

6.需凭《因公临时出国（境）情况报告表》办理经费报销手续。

7.需将大会会议安排、摘要集封面和参会人员摘要所在页做成一个PDF文件以及代表性照片提交国际处。