1、严格执行应邀出访规定，外方邀请单位和邀请人应与出访人员的职级身份相称，不得降格邀请或参加与职责方位无关的团组出访。

2、邀请信要用有单位抬头、详细地址、电话、传真、电子信箱地址和网址的抬头信纸，必须有签发人签名，最好有邀请单位的印章。

3、邀请信上要有访问日期、天数、具体的访问目的，要说明所有费用包括食宿行、往返机票、医疗保险由谁支付。要写明出访人的姓名、性别、出生年月日、单位名称和职务。此外，邀请函还需要同时附访问日程。